Estou há algum tempo me organizando e desenvolvendo métodos para classificar e cuidar melhor das informações que eu trabalho e manuseio.
A primeira coisa que eu fiz foi criar um volume criptografado para armazenar as informações que eu trabalho. Criptografar os dados foi na verdade a parte mais simples, o que mais deu trabalho foi criar um método para forçar a classificação e armazenamento de forma organizada e segura.
Dentro do volume criptografado eu criei as seguintes pastas:
- Projetos
- Desenvolvimento
- Comercial
- Diversos
Na pasta projetos eu crio sempre uma pasta para cada projeto que eu estou trabalhando, da seguinte forma:
- Projetos
- - Projeto x
- - Projeto y
Na pasta desenvolvimento eu armazeno trabalhos, projetos que eu estou desenvolvendo. Nesta pasta eu também crio subpastas, da seguinte forma:
- Desenvolvimento
- - Projeto x
- - Projeto y
Na pasta comercial eu armazeno informações comerciais, de pré-venda que estou trabalhando. Está pasta eu não classifico, pois, após a execução da atividade eu apago e mantenho uma cópia no servidor de arquivos.
Na pasta diversos eu coloco tudo que eu considero informação confidencial mas, não se classifica como as pastas Projetos, Desenvolvimento e Comercial.
Eu procuro não granularizar muito as informações, sempre que eu crio sub, da sub, da sub pasta, eu acabo me enrolando e a coisa não flui. Keep It Simple Stupid!
Para criar o volume criptografado eu uso o TrueCrypt, ferramenta que eu já andei falando por aqui quando descrevi o que eu havia feito no pendrive.
A parte que mais me ajudou na verdade foi uma ferramenta que eu encontrei quando decidi que iria adotar o sistema de tags para os meus arquivos na máquina. A idéia veio porque eu me adaptei e uso muito bem os recursos de tags para o meu repositório de sites favoritos (del.icio.us).
Depois de muita pesquisa o LifeHacker acabou me dando a dica que eu precisava. A ferramenta se chama tag2find. A ferramenta possibilita que você crie etiquetas para todos os documentos que você manipular na máquina. Assim eu posso classificar todo arquivo que eu tenho como Restrito, Confidencial ou Público. A ferramenta coloca uma tag com a informação que eu desejar em cada documento, isso me possibilita que eu pesquise e encontre facilmente os documentos classificados.
Feito estes passos o processo já ficou bem mais práticos e usual, mas eu ainda tinha os inúmeros e-mails trocados diariamente e que continham informações que também podem ser críticas e merecem o mesmo tratamento dos outros arquivos.
A solução foi criar a mesma estrutura de pastas do volume criptografado no outlook. Feito isso eu tinha a organização mas os e-mails ainda estavam no meu .pst junto com todos os outros e-mails. Para resolver isso eu configurei para o outlook armazenar diariamente o conteúdo da pasta na respectiva pasta na máquina. Ou seja, todos os dias o conteúdo da pasta projeto do outlook é armazenado na pasta projeto da máquina, pasta esta que está dentro do volume criptografado.
Para fechar o processo faltava um backup, para garantir a restauração dos dados caso aconteça algum incidente. Para isso eu usei uma ferramenta simples e que foi indicado pelo meu amigo Ronaldo Monteiro, a ferramenta chama DSynchronize. Eu configurei a ferramenta para sincronizar com o servidor a cada 30 Minutos.
Bom, cada um se adapta melhor a um tipo de método, mas esse tem sido bastante prático e as minhas informações e de clientes estão bem tratadas.
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